Sie haben Ihr Gewerbe beim KVR angemeldet, die Bestätigung abgeholt — und schon nach ein paar Tagen liegt ein Brief vom Finanzamt im Briefkasten. Keine Begrüßung, keine Erklärung: ein umfangreiches Formular namens Fragebogen zur steuerlichen Erfassung. Genau hier wird entschieden, ob Sie die Kleinunternehmerregelung anwenden können — die Regelung, mit der Sie Ihren Kundinnen und Kunden Rechnungen ohne Umsatzsteuer stellen dürfen. Ohne diesen Schritt können Sie Zahlungen für Maniküre oder Augenbrauen nicht legal entgegennehmen. In diesem Artikel: vier konkrete Schritte — vom Formular bis zur ersten korrekten Rechnung.
In jedem MONLIS-Kurs bringt jemand genau diesen Brief mit und fragt, was als Nächstes zu tun ist. Das ist völlig normal — die deutsche Bürokratie ist so aufgebaut, dass gerade das wichtigste Dokument am wenigsten verständlich wirkt.
Wir haben bereits beschrieben, wie Sie ein Gewerbe in München anmelden. Dieser Artikel knüpft daran an: Was ist zu tun, wenn die Anmeldung bereits erledigt ist?
Was die Kleinunternehmerregelung ist und warum sie genau Sie betrifft
Die Kleinunternehmerregelung ist eine Umsatzsteuerbefreiung nach § 19 UStG und keine eigene Unternehmensform; sie steht sowohl Gewerbetreibenden als auch Freiberuflern mit geringem Umsatz offen. Hier entsteht die erste Verwechslung: Kleinunternehmer ist ein steuerlicher Status, Kleingewerbe dagegen eine vereinfachte Form der Geschäftsführung im Handelsregister. Das eine ersetzt das andere nicht. Man kann Kleingewerbetreibende sein und trotzdem den Kleinunternehmerstatus verlieren, wenn der Umsatz die Schwelle bereits überschritten hat.
Wer eine Parallele zu Regelungen im Heimatland sucht: Es ähnelt entfernt einem vereinfachten Steuersystem — nur ohne Bindung an eine einzige Pauschalsteuer: Umsatzsteuer zahlen Sie nicht, die Einkommensteuer entfällt dadurch aber nicht. Einen direkten Vergleich sollte man dennoch vermeiden: Die Systeme sind unterschiedlich aufgebaut, und Entscheidungen zum eigenen Status bespricht man am besten mit einem Steuerberater.
Umsatzgrenzen 2026
Seit dem 1. Januar 2025 gelten zwei Schwellen: bis zu 25.000 € Bruttoumsatz im Vorjahr und bis zu 100.000 € Bruttoumsatz im laufenden Jahr — beide Bedingungen müssen gleichzeitig erfüllt sein. Wichtig: Die Schwellen werden vom Bruttobetrag berechnet, nicht vom Nettogewinn — selbst wenn Materialkosten für Wimpernverlängerungen die Hälfte des Umsatzes auffressen, spielt das für den Fragebogen keine Rolle.
Eine Nageldesignerin, die im Schnitt 45 € pro Termin nimmt und 8–10 Kundinnen pro Woche betreut, nähert sich der Schwelle von 25.000 € pro Jahr bereits bei einer Einstiegsauslastung deutlich an.
Überschreitet der Umsatz während des Jahres 100.000 € — etwa nach der Hochzeitssaison oder einem großen Firmenauftrag —, endet der Kleinunternehmerstatus ab genau der Rechnung, mit der die Schwelle überschritten wird, nicht erst zum folgenden Kalenderjahr, wie es früher der Fall war. Alles bis zu diesem Zeitpunkt Abgerechnete bleibt umsatzsteuerfrei.
Schritt 1. Fragebogen zur steuerlichen Erfassung
Der Fragebogen zur steuerlichen Erfassung kommt automatisch nach der Gewerbeanmeldung beim KVR, und genau dort wählen Sie den Kleinunternehmerstatus aus. Ausgefüllt wird er online über ELSTER — und hier lauert die erste Falle: Ein ELSTER-Konto entsteht nicht sofort. Je nach gewähltem Identifizierungsverfahren kann der Zugang (Zertifikatsdatei mit Aktivierungscodes per Post und E-Mail) bis zu zwei Wochen dauern. Melden Sie sich rechtzeitig an, am besten schon vor der Gewerbeanmeldung — nicht erst, wenn der Fragebogen mit Frist auf dem Tisch liegt.
Seit 2025 gilt eine wesentliche Vereinfachung für neu gegründete Unternehmen: Beginnt die Tätigkeit unterjährig, wird der Umsatz für das unvollständige erste Jahr direkt mit der vollen Schwelle von 25.000 € verglichen — ohne anteilige Hochrechnung aufs ganze Jahr, wie früher gefordert. Gewerbe im September angemeldet? Die 25.000 € müssen nicht anteilig heruntergerechnet werden: Es genügt, dass der tatsächliche Umsatz vom Start bis Jahresende diesen Betrag nicht übersteigt — der Kleinunternehmerstatus gilt dann automatisch, ohne separate Prognose oder Begründung.
Schritt 2. Rechnungen ohne Umsatzsteuer korrekt stellen
Ein Kleinunternehmer muss auf jeder Rechnung einen eindeutigen Hinweis zur Umsatzsteuerbefreiung angeben — sonst gilt die Rechnung als unvollständig. Die gängigste und sicherste Formulierung:
„Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“
Ohne diese Zeile könnten Kundinnen und Kunden annehmen, Sie hätten die Umsatzsteuer schlicht vergessen, statt eine Sonderregelung anzuwenden.
Neben dieser Formulierung muss eine Rechnung die üblichen Pflichtangaben enthalten: Name und Anschrift beider Parteien, Ihre Steuernummer, eine fortlaufende Rechnungsnummer, das Datum, die Leistungsbeschreibung und den Betrag. Früher galten dafür ausschließlich die allgemeinen Vorgaben nach § 14 UStG, doch seit 2025 gilt für Kleinunternehmer die eigene, vereinfachte Regelung nach § 34a UStDV, die den Katalog der Pflichtangaben speziell für umsatzsteuerfreie Rechnungen verkleinert. Nutzen Sie eine fertige Rechnungsvorlage eines Buchhaltungsdienstes, berücksichtigt diese die Vereinfachung in der Regel bereits.
Ein Punkt verdient besondere Betonung: „0 % USt“ als eigene Zeile darf nicht ausgewiesen werden. Geben Sie versehentlich einen Steuersatz an, selbst einen von null Prozent, kann das Finanzamt diesen Betrag nachfordern — trotz Kleinunternehmerstatus.
Zum Thema e-Rechnung — dem verpflichtenden elektronischen Rechnungsformat im B2B-Bereich: Kleinunternehmer müssen Rechnungen nicht in diesem Format ausstellen und können weiterhin PDF oder Papier nutzen. Seit 2025 müssen jedoch alle Unternehmen, auch Kleinunternehmer, in der Lage sein, e-Rechnungen von anderen Unternehmen zu empfangen — wichtig, sobald Firmenkunden dazukommen.
Schritt 3. Einnahmenerfassung: EÜR statt komplexer Buchhaltung
Ein Kleinunternehmer führt eine einfache Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) statt einer doppelten Buchführung. Formale Anforderungen an die Software gibt es nicht: Eine ordentliche Excel-Tabelle reicht aus. Wichtig ist, Belege (Quittungen, Rechnungen) über die vorgeschriebene Frist aufzubewahren.
An dieser Stelle passieren die meisten Fehler nicht aus Unkenntnis des Gesetzes, sondern aus gewöhnlicher Nachlässigkeit — eine verlorene Quittung für Nagellack oder die Absauganlage lässt sich später nur schwer rekonstruieren.
Seit 2025 müssen Kleinunternehmer in der Regel nicht einmal mehr eine Nullmeldung zur Umsatzsteuer abgeben — eine echte Vereinfachung gegenüber früheren Jahren. Ausnahmen gelten in bestimmten Fällen: wenn versehentlich Umsatzsteuer auf einer Rechnung ausgewiesen wurde, wenn das Reverse-Charge-Verfahren greift (§ 13b UStG, typischerweise beim Kauf von Werbung oder Leistungen bei ausländischen Anbietern wie Google/Meta Ads), oder wenn das Finanzamt die Abgabe gesondert verlangt. Die Einkommensteuer entfällt hingegen nicht, und zusätzlich kann Gewerbesteuer anfallen — allerdings nur, wenn der Gewinn (nicht der Umsatz) 24.500 € im Jahr übersteigt. Für die meisten Beauty-Selbstständigen am Anfang, mit moderaten Materialkosten, bleibt diese Schwelle in der Regel unerreicht.
Wann ein Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung sinnvoll ist
Ein freiwilliger Verzicht ist möglich, bindet Sie aber für 5 Kalenderjahre — eine Entscheidung, die gut abgewogen werden sollte. Der Hauptgrund für einen Verzicht sind größere Ausrüstungskäufe: Planen Sie, mehrere tausend Euro in UV-Lampen, Absauganlagen oder einen professionellen Behandlungsstuhl zu investieren, ermöglicht die Regelbesteuerung, die Vorsteuer aus diesen Anschaffungen zurückzuholen.
Für die meisten Beauty-Selbstständigen mit moderaten Materialkosten — Lacke, Pigmente, Verbrauchsmaterial — bleibt die Kleinunternehmerregelung meist die günstigere Wahl: einfachere Buchhaltung, keine vierteljährlichen Umsatzsteuervoranmeldungen. Zum Kleinunternehmerstatus zurückkehren können Sie erst nach Ablauf der Fünfjahresfrist und nach einem schriftlichen Antrag beim Finanzamt.
Vier Schritte — und schon können Sie Kundinnen und Kunden eine rechtssichere Rechnung stellen: rechtzeitig bei ELSTER registrieren, den Fragebogen ausfüllen und den Kleinunternehmerstatus wählen, die korrekte Formulierung zu § 19 UStG auf jede Rechnung setzen, eine einfache EÜR führen. Danach ist es eine Frage der Praxis und, bei Bedarf, einer Beratung durch einen Steuerberater zu Ihrer individuellen Situation.
Wenn die Papierangelegenheiten erledigt sind, können Sie sich auf Ihre berufliche Weiterentwicklung konzentrieren — wählen Sie einen Kurs und erhalten Sie Ihr Zertifikat, inklusive Fortbildung zur Nagelstylistin.
Dieser Artikel dient ausschließlich der Information und ersetzt keine Beratung durch einen Steuerberater.
