Ви відкрили Gewerbe в KVR, забрали довідку — і за кілька днів у поштовій скриньці лежить лист від Finanzamt. Ані привітання, ані пояснення: обʼємна анкета під назвою Fragebogen zur steuerlichen Erfassung. Саме в ній вирішується, чи зможете ви застосовувати Kleinunternehmerregelung — режим, який дозволяє виставляти клієнтам рахунки без ПДВ. Без цього кроку легально прийняти оплату за манікюр чи брови ви не зможете. У цій статті — чотири конкретні дії: від анкети до першого коректного рахунку.
На кожному потоці в MONLIS хтось із учениць приносить саме цей лист і питає, що з ним робити далі. І це нормально — німецька бюрократія так влаштована, що найважливіший документ виглядає як найменш зрозумілий.
Ми вже розповідали, як зареєструвати Gewerbe в Мюнхені. Ця стаття — продовження: що робити, коли реєстрація вже позаду.
Що таке Kleinunternehmerregelung і чому це стосується саме вас
Kleinunternehmerregelung — це режим звільнення від ПДВ за § 19 UStG, а не окрема форма бізнесу; ним може скористатись і Gewerbetreibende, і Freiberufler з невеликим оборотом. Тут і виникає перша плутанина: Kleinunternehmer — це податковий статус, а Kleingewerbe — спрощена форма ведення справ у торговому реєстрі. Одне не замінює інше. Можна бути Kleingewerbetreibende й водночас втратити статус Kleinunternehmer, якщо оборот уже перевищив поріг.
Якщо шукати паралель з українськими реаліями, це віддалено нагадує спрощену систему оподаткування — тільки без прив’язки до єдиного податку: ПДВ ви не платите, а Einkommensteuer нікуди не зникає. Пряму аналогію проводити не варто: системи влаштовані по-різному, і рішення щодо власного статусу краще приймати разом зі Steuerberater.
Пороги доходу на 2026 рік
З 1 січня 2025 року діють два пороги: до 25 000 € брутто-обороту за попередній рік і до 100 000 € брутто-обороту протягом поточного року — обидві умови мають виконуватись одночасно. Важливе уточнення: пороги рахуються від брутто-суми, а не від чистого прибутку — навіть якщо матеріали для нарощування вій зʼїдають половину виручки, для Fragebogen це значення не має.
Майстриня манікюру, яка бере в середньому 45 € за сеанс і приймає 8–10 клієнтів на тиждень, впритул наближається до порогу 25 000 € на рік уже при стартовому навантаженні.
Якщо оборот перевищує 100 000 € усередині року — наприклад, після сезону весільних причісок чи великого корпоративного замовлення, — статус Kleinunternehmer закінчується з того самого рахунку, яким поріг перевищено, а не з наступного календарного року, як було раніше до 2025 року. Усе виставлене до цього моменту залишається без ПДВ.
Крок 1. Fragebogen zur steuerlichen Erfassung
Анкета Fragebogen zur steuerlichen Erfassung приходить автоматично після реєстрації Gewerbe в KVR, і саме в ній ви обираєте статус Kleinunternehmer. Заповнюється вона онлайн через ELSTER — і тут перша пастка: обліковий запис ELSTER не створюється миттєво. Залежно від обраного способу підтвердження особи доступ (сертифікатний файл із кодами активації поштою та на email) може зайняти до двох тижнів. Реєструватися варто заздалегідь, ще до відкриття Gewerbe, а не в момент, коли анкета вже лежить на столі з дедлайном.
Із 2025 року для новостворених підприємств діє суттєве спрощення: якщо діяльність починається всередині року, оборот за неповний перший рік порівнюють одразу з повним порогом 25 000 € — без пропорційного перерахунку на цілий рік, як вимагалося раніше. Відкрили Gewerbe у вересні? Ділити 25 000 € на частку року не потрібно: достатньо, щоб фактичний оборот з моменту старту до кінця грудня не перевищив цю суму — і статус Kleinunternehmer застосовується автоматично, без окремого прогнозу чи обґрунтування.
Крок 2. Як правильно виставляти рахунки без ПДВ
Kleinunternehmer зобов’язаний вказати на кожному рахунку чітке формулювання про звільнення від ПДВ — інакше рахунок вважається неповним. Найпоширеніше й найбезпечніше формулювання:
«Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.»
Без цього рядка клієнт може подумати, що ви просто забули додати ПДВ, а не що застосовуєте спеціальний режим.
Окрім формулювання, рахунок має містити стандартний набір реквізитів: імʼя й адресу обох сторін, ваш податковий номер, наскрізний номер рахунку, дату, опис послуги і суму. Раніше ці вимоги регулювались виключно загальною нормою § 14 UStG, але з 2025 року для Kleinunternehmer діє окрема спрощена норма § 34a UStDV, яка звужує перелік обовʼязкових реквізитів саме для рахунків без ПДВ. Якщо ви користуєтесь готовим шаблоном рахунку від бухгалтерського сервісу, він, як правило, вже враховує це спрощення.
Один нюанс, на якому варто наголосити окремо: показувати «0% ПДВ» окремим рядком не можна. Якщо ви помилково вкажете ставку податку, навіть нульову, Finanzamt може вимагати сплатити цю суму — попри те, що ви Kleinunternehmer.
Щодо e-Rechnung — обов’язкового електронного формату рахунків для B2B: Kleinunternehmer не зобов’язані виставляти рахунки саме в цьому форматі і можуть надалі користуватись PDF чи паперовим варіантом. Але з 2025 року всі підприємці, включно з Kleinunternehmer, зобов’язані вміти приймати e-Rechnung від інших компаній — майте це на увазі, якщо серед клієнтів зʼявляються корпоративні замовники.
Крок 3. Облік доходів: EÜR замість складної бухгалтерії
Kleinunternehmer веде простий облік доходів і витрат (Einnahmen-Überschuss-Rechnung), а не подвійну бухгалтерію. Формальних вимог до софту немає: підійде акуратна таблиця в Excel. Головне — зберігати первинні документи (чеки, рахунки) упродовж встановленого строку.
На цьому кроці більшість помилок трапляється не через незнання закону, а через звичайну неакуратність — загублений чек за лак чи витяжку потім важко відновити.
З 2025 року Kleinunternehmer, як правило, більше не подають навіть нульову декларацію з ПДВ — реальне спрощення порівняно з попередніми роками. Виняток становлять окремі випадки: якщо ви помилково вказали ПДВ у рахунку, якщо застосовується механізм reverse-charge (§ 13b UStG, типово при купівлі реклами чи послуг в іноземних сервісів на кшталт Google/Meta Ads), або якщо Finanzamt окремо вимагає подання. А от Einkommensteuer нікуди не зникає, і додатково може зʼявитися Gewerbesteuer — але тільки якщо прибуток (не оборот) перевищує 24 500 € на рік. Для більшості бʼюті-майстрів на старті, з помірними витратами на матеріали, цей поріг зазвичай залишається недосяжним.
Коли варто відмовитись від Kleinunternehmerregelung
Добровільна відмова можлива, але звʼязує на 5 календарних років — рішення варто зважити заздалегідь. Головна причина відмовитись — великі закупівлі обладнання: якщо ви плануєте інвестувати кілька тисяч євро в UV-лампи, витяжки чи професійне крісло, реєстрація на звичайне оподаткування ПДВ дозволяє повернути Vorsteuer із цих покупок.
Для більшості бʼюті-майстрів із помірними витратами на матеріали — лаки, пігменти, витратники — Kleinunternehmerregelung зазвичай залишається вигіднішим варіантом: простіше вести облік, немає щоквартальних декларацій з ПДВ. Повернутись до статусу Kleinunternehmer можна, але лише після завершення пʼятирічного періоду і письмового звернення до Finanzamt.
Чотири кроки — і вже можна виставляти клієнтам легальний рахунок: зареєструватись в ELSTER заздалегідь, заповнити Fragebogen й обрати статус Kleinunternehmer, додати правильне формулювання про § 19 UStG на кожен рахунок, вести простий облік у EÜR. Далі — питання практики й, за потреби, консультації Steuerberater щодо вашої конкретної ситуації.
Коли з паперами розібралися, можна зосередитись на розвитку професії — оберіть курс і отримайте сертифікат, включно з підвищенням кваліфікації для нейл-майстра.
Ця стаття має інформаційний характер і не замінює консультацію Steuerberater.
